Les choses à savoir avant d’organiser votre Wei ?

L’organisation d’un Wei n’est point une entreprise aisée. D’ailleurs, il serait préférable de confier la tâche à des sociétés expérimentées pour organiser un Wei. Cependant, il faut reconnaître que les services de ce genre d’entreprises ne seront pas gratuits. De ce fait, de nombreux groupements estudiantins préfèrent s’occuper eux-mêmes de l’organisation du week-end d’intégration. Mais, pour que tout soit parfait, il y a de nombreux éléments à prendre en compte. Ainsi, quelles sont les choses à connaître au préalable avant de se lancer dans le wei organisation ? Ce guide vous donnera assurément des astuces intéressantes pour l’organisation de votre activité.

Eléments importants à connaître avant d’organiser un week-end d’intégration

Il faut rappeler qu’il incombe au BDE (bureau des étudiants) la lourde tâche de l’organisation du week-end d’intégration. Faites-vous partie de ce bureau ? En êtes-vous le président ? Sachez que ce sera à vous de veiller à la bonne wei organisation. Il faudra tout faire pour que l’évènement soit mémorable. Autrement, vous pourrez vous attirer les foudres de vos camarades étudiants. Sentez-vous la pression montait ? N’ayez plus de crainte, vous trouverez toutes les astuces vous permettant de faire une bonne organisation en vous rendant sur le site www.wei-go.fr/

Bien répartir les tâches au sein du bureau des étudiants (BDE)

Pour ne rien laisser au hasard, il faudrait que vous veilliez à la bonne organisation interne de votre BDE. En effet, il est nécessaire de confier une mission spécifique à chaque membre de votre organisation estudiantine. A ce propos, il faut noter que l’équipe devant organiser le Wei doit être composée au moins de 4 personnes. Il est primordial, d’abord, de définir un chef de projet. Ce dernier se chargera de la supervision de tout le programme du week-end d’intégration. Il apportera son soutien aux autres membres du personnel organisationnel sur des questions précises. Ensuite, il faudra définir un chargé événementiel. C’est la personne qui se chargera de trouver le lieu et la date propices mais aussi de la restauration. Puis, il est nécessaire d’avoir un trésorier et enfin un chargé de la communication.

Bien programmer le week-end d’intégration

Le deuxième conseil donné est lié à la programmation du jour et du lieu de votre wei organisation. Pour ce faire, en définissant la date, il est primordial de vous enquérir des agendas de tous les étudiants. Vous pourriez, par exemple, choisir une date après les partielles pour être sûr que personne ne sera lésé par le calendrier. Par ailleurs, il faut bien choisir une localité accessible pour organiser le Wei. Enfin, il faudra assurer la facilité du transport. Enfin, il ne faudrait pas négliger les activités et les animations à faire lors de wei organisation.

Bien définir le budget du week-end d’intégration

L’argent est souvent le nerf du problème lors de l’organisation d’un wei. Pour ne pas avoir de mauvaises surprises, il est recommandé de définir un budget maximum pour la réalisation de l’évènement. A ce propos, les cotisations requises devront observer un juste milieu entre les budgets des étudiants et les finances nécessaires à l’organisation du wei. En définitive, il serait avisé de votre part, pour prévenir tout débordement, de prévoir des mesures sécuritaires. N’hésitez pas alors à chercher des secouristes et des experts en sécurité.